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Börsenblatt für den deutschen Buchhandel : 19.03.1913
- Strukturtyp
- Ausgabe
- Band
- 1913-03-19
- Erscheinungsdatum
- 19.03.1913
- Sprache
- Deutsch
- Sammlungen
- Saxonica
- Zeitungen
- LDP: Zeitungen
- Digitalisat
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- http://digital.slub-dresden.de/id39946221X-19130319
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- ZeitungBörsenblatt für den deutschen Buchhandel
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2950 Börsenblatt f. b. Dlschn. Buchhandel. Redaktioneller Teil. Pik 64, 19. März 1913. nimmt 3—6 Postkarten auf. Da aber die genaue alphabetische Reihenfolge unbedingt einzuhalten ist, lassen sich diese Blätter nur bei mehrfachem Briefwechsel mit ein und derselben Person oder Firma verwenden. Für Postanweisungs- und Postscheckab schnitte benutzt man vorteilhaft besondere kleine Ordner. Die alphabetische Ordnung ist hier der teilweise angewendeten zeit lichen Reihenfolge vorzuziehen. Wo Kopiermaschinen Verwen dung finden oder wo die Kopien der Briefschaften durch Schreib- maschinendurchschlag hergestellt werden, sind diese Blattkopien gleich den eingehenden Korrespondenzen mit in die Briefordner einzureihen, so daß stets der Eingangsbcief und die darauf ge gebene Antwort sich beieinander befinden. Das gleiche gilt auch für die nachstehend besprochene gesonderte Bricsablage. Gesonderte Briefablage: Der größere Bricfver- kehr mit einzelnen Personen oder Firmen erfordert zum Zwecke der leichteren Einsichtnahme eine gesonderte Aufbewahrung. Je nach dem tatsächlichen oder voraussichtlichen Umfange einer sol chen Korrespondenz ist die Verwendung der obenerwähnten Brief ordner oder der vielgebräuchlichen Schnellhefter anzuraten. Bei Briefordnern fällt in diesem Falle das alphabetische Register weg, und es ist nur darauf zu achten, daß die Briefschaften genau der Eingangsfolge nach eingereiht werden, die letzten Daten immer obenauf. Die gleiche Sorgfalt erfordert auch die Schnell hefterregistratur. Durch die mannigfachen Farbabstufungen der Schnellhefter ist — neben der Aufschrift — eine übersichtliche Einteilung und klare Unterscheidung möglich. Die Billigkeit dieser Schnellheftermappen gestattet, die Briefschaften nach Fül lung der Mappen ohne Auswechslung in das Geschästsarchiv zu übernehmen. Für die gesonderte Briefablage kommt in Frage der Schrift wechsel mit den Kommissionären, Druckereien, Buchbindereien, Papierfabriken, chcmigraphischen Anstalten, der Bank, den Rei senden, Großabnehmern, Großinserenten, Annoncenexpeditionen, Zeichnern, Photographen usw., ferner die Korrespondenz mit den Autoren und Herausgebern. Sondermappen sind außerdem empfehlenswert für den Verkehr mit dem Postscheckamt, für Frachtbriefe, Kommissionäravise, Kopien bzw. Abschriften der an die Kommissionäre gehenden Avise wie auch für Wechsel. Rechnungen und Quittungen erhalten ebenfalls eine gesonderte Aufbewahrung. Bei diesen ist es allerdings empfehlenswerter, die Registratur mit ein oder zwei Geschäftsjahren genau abzu- schlictzen, damit die Rechnungen bestimmter Geschäftszeiten aus- cinandergehalten werden. Das gleiche gilt auch für die Kopien der Auslieferungsfakturen, soweit überhaupt diese Ausgangsrech- nungen kopiert bzw. Kopien durch Schreibmaschinendurchschlag hergestellt werden. Wie weit man in der Teilung der Rechnungs registratur gehen will, ist mehr Sache persönlicher Erwägung. Eine Gliederung in Herstellung« oder Vertriebsrcchnungen ist jedoch nicht gut durchzuführen, da die Rechnungen der Drucke reien, Buchbindereien, Papierfabriken usw. meist Gegenstände beider Kategorien gleichzeitig umfassen. Dagegen ist es zweck mäßiger, die monatlichen Auslieferungslisten der Kommissionäre, wie auch ihre monatlichen Kontoauszüge zusammen mit den Börsenzahlungslisten und den Frachtenbelastungszetteln für sich in je einer Mappe vom Briefwechsel getrennt zu halten. Bei größeren Firmen mit besonderen Abteilungen, wie für Zeitschrif ten und Schulbücher, werden vorteilhafter für diese Abteilungen Sonderregistraturen geführt, die dann besser auch von der des allgemeinen Verlagsbetriebes räumlich zu trennen sind. Vertraulicher Briefwechsel. Dadurch, daß die Kenntnis eines vertraulichen Briefwechsels nur den direkt be teiligten Personen Vorbehalten bleiben soll, ist auch die Art der Aufbewahrung gegeben. Es werden vorteilhaft auch hierbei be sondere Mappen für jeden größeren Briefwechsel verwendet. Wo Kopicrmaschinen benutzt werden, sind die Blattkopien gleichfalls in diese Mappen mit einzuräumen. Die vertrauliche Behandlung beschränkt sich wohl auf den Briefwechsel mit einzelnen Autoren und .Herausgebern über besondere Fälle, auf Angelegenheiten wie Steuersachen, Hypotheken, Finanzgeschäfte, Beteiligungen, Bürg schaften, besondere Personal« und Auskunftsachen. Für offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften kommt hinzu der Briefwechsel mit den Teilhabem, für Gesellschaften mit be schränkter Haftung der Verkehr mit Gesellschaftern und für Aktien gesellschaften die Korrespondenz mit Aufsichtsratsmitgliedern und Aktionären. Ferner finden hier ihre Aufbewahrung die Jn- benturergebnisse und die Bilanzen, sowie bei Gesellschaften mit be schränkter Haftung und bei Aktiengesellschaften die Geschäftsbe richte und Generalversammlungsangelegenheiten. Eine weiter gehende Spezialisierung ist nicht zu empfehlen, da sonst die Über sichtlichkeit leidet. Dokumente, wie Verlags- und Lieferungsberträge, Kaufverträge der verschiedensten Art, Prozeßakten, werden, we nigstens solange sie Rechtskraft besitzen, unter feuer- und verlust sicherem Verschluß, am besten in eisernen Kassenschränken, aus bewahrt. Sie sind somit der Registratur entzogen. Zu ihrer geordneten Aufbewahrung sind Dokumentenmappen mit Klappen zum Schutz gegen das Herausfallen empfehlenswert. Es eignen sich hierzu auch vorteilhaft die sogenannten Klemmhefter, die, ohne daß die Akten durchlocht zu werden brauchen, sie unverrück bar festhalten. Das Geschäftsarchiv. Die ausgewcchselten Briefordner und gefüllten Schnellhefter sind, sobald sie nicht mehr zum öfteren Nachschlagen gebraucht werden, für sich, möglichst auch räumlich getrennt von der Registratur, aufzubewahren. Mit der allge meinen und der gesonderten Briefablage nebst den Kopier- und Geschäftsbüchern bildet die Rechnungsregistratur den Grundstock des Gefchäftsarchivs. Die Mappen der einzelnen Gruppen sind hier jahrgangweise und innerhalb des Jahrgangs alphabetisch zu ordnen und durch deutliche Aufschriften erkenntlich zu machen, so daß jede Mappe ohne Zeitverlust innerhalb ihrer Gruppe aus zufinden ist. Es zeigt sich somit, daß ein Archiv vielumfassend und wohlgeordnet gehalten werden muß, damit es seinen Zweck erfüllen kann. An Aushcbenswertem hat das Geschäftsarchiv noch aufzunehmen: Buchhandelsbestelluugcn: Bar- und Kommissionsbestellungen in einem Alphabet. Wegen des oft sehr kleinen Formats der Bestellzettel wird man in diesem Falle auch weiterhin dabei bleiben müssen, die Bestellungen — die eines gleichen Anfangsbuchstabens jeweils in einem Paket — gebündelt aufzubewahren. Remittenden- und Dispo- nendenfakturen: Aufbewahrung in Briefordnern. Die Fakturen einer Oster- und Junimesse sind ohne Vermengung mit den Jahresremittenden-, Barremittenden« und Umtausch, remittendenfakturen zu behandeln. Die letzteren sind je für sich pro Jahr in gesonderte Mappen aufzunehmen. Wie bei den Br.ef- schaften sind auch hier für das laufende Jahr zur ständigen Be nützung die Briefordner zu verwenden, dagegen nach Ausbrauch zur Aufbewahrung im Archiv die Ablegemappen. Vom Sorti ment zurllckerhaltene Rechnungskontoauszüge und -Abschlußzettel sind in den wie für Postanweisungsab schnitte besprochenen kleinen Ordnern zu sammeln. Hier haben als zur Gruppe gehörig auch die Kontoabschlußbücher sowie die als ausgebraucht ausgeschossenen Rechnungs konten Aufnahme zu finden. Praktischerweise reihen sich hier an: die erledigten Versendungslisten, Bar- und Kommissious- auslieferungsbücher, die Register zu diesen, Buchbinderei-, Druckerei« und Papierbllcher, Hand-, Haupt- und Kommisstonär- Lagerbücher, Jnventuraufnahmen, Tageskassen- und Portobücher, Inseraten- und Beilagenbücher, Unkoslenbücher, Klischeeherstel- lungs- und Klischeeverkaussbücher, Frachten- und Kistenbllcher. In besonderen Mappen (etwa solchen mit Klemmvorrichtung) rei hen sich an die statistischen Ergebnisse: die monat lichen statistischen Aufnahmen des Barabsatzes, der Kommissions auslieferung und des Privatabsatzes, ferner die Aufnahmen der Jahresremittenden und der Ostermeß-Remittenden und -Dis- ponenden. Die Korrekturbogen gedruckter Werke werden meist nach Ablauf einer kürzeren Frist vernichtet; sie kommen daher für eine längere Aufbewahrung nicht in Frage. Dagegen sind die Manuskripte nach Druckbeendigung, soweit sich der Ver fasser nicht Rückgabe ausbedungen hat oder sie nach Korrekturüber- seudung zurückbehält, aufzuheben. Die Mu st er derLiefe- ranten finden hier ebenfalls Aufnahme. Es sind das in erster Linie die Ausfallbogen der Papierfabriken und Paptergrotz- handlungen, Ausfallbogen der Druckereien (Satzproben werden (Fortsetzung auf Seite LMg.j
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